¿ES IMPORTANTE EL INTERNET Y EL EXTRANET EN LA EMPRESA?

De todos es conocida la importancia de Internet en el mundo de los medios de comunicación de masas. Se ha hablado y se sigue hablando de Internet como una nueva forma de comunicación de masas. Para algunos es el cuarto medio de comunicación, después de la prensa, la radio y la televisión y para todos se ha convertido en un auténtico fenómeno mediático, puesto que representa una revolución importante en la manera de transmitir y de recibir información y también en el alcance de esta información.

Intranets o las redes internas de comunicación dentro de la empresa

En los años noventa las redes de comunicaciones son una de las tecnologías más importantes para el desarrollo de las empresas al igual que en la década de los años setenta los grandes ordenadores centrales fueron los que soportaron el crecimiento comercial de las empresas y en los ochenta los ordenadores personales fueron los que automatizaron las tareas de las oficinas.

El uso creciente de Internet como instrumento de comunicación y de distribución de la información ha propiciado que las empresas se hayan planteado la posibilidad de utilizar los mismos servidores Web para difundir la información interna a través de las Intranets y para gestionar grandes volúmenes de datos.

Intranet es la aplicación de los estándares Internet dentro de un ámbito corporativo para mejorar la productividad, reducir costes y mantener los sistemas de información existentes.

Es una forma de poner al alcance de los trabajadores todo el potencial de la empresa, para resolver problemas, mejorar los procesos, construir nuevos recursos o mejorar los ya existentes, divulgar información de manera rápida y convertir a estos trabajadores en miembros activos de una red corporativa, o sea da al usuario la información que este necesita para su trabajo. Pretende que cada cual tenga la información necesaria en el momento oportuno sin que tenga que recurrir a terceros para conseguirla. Como puede verse una Intranet es una copia de Internet dentro de la empresa.

Por lo tanto en una Intranet se pueden plasmar los dos grandes bloques de servicios o aplicaciones de Internet,

• Las que permiten la comunicación: correo electrónico con las listas de distribución, las News, Usenet o foros de debate, las Talk e IRC o charlas electrónicas, o Mbone o la transmisión de imágenes y sonido en tiempo real, todo ello entre los miembros de una misma empresa u organismo y de estos con el exterior,
• Y los servicios o aplicaciones que permiten investigar y encontrar información: FTP (File Transfer Protocol), o transferencias de ficheros, Telnet o acceso y consulta a ordenadores remotos, bases de datos, etc., todo ello en el ámbito interno de la propia empresa u organización, con empresas del mismo grupo, con empresas afines, o con cualquier otra que pueda interesarle.

Pero también permite crear y editar publicaciones impresas, online, archivos de artículos de publicaciones impresas, puede recoger informaciones de los distintos departamentos específicos, departamento jurídico, de relaciones públicas, de finanzas, de recursos humanos, para ponerlos al alcance de los usuarios, o bien para actividades promocionales, de publicidad, de marketing, de ventas, de servicio al cliente, o para crear equipos de trabajo, de seguimiento de proyectos, de discusión, entre otros.

La Intranet proporciona muchas ventajas a la empresa puesto que da la información necesaria para que sus empleados puedan realizar su trabajo, pero esta información para ser útil debe estar muy bien estructurada y organizada y se debe tener en cuenta el principio de que mucha información no es sinónimo de eficacia, sino que la calidad tiene que primar sobre la cantidad, evitando la saturación. Para ello es necesaria una buena planificación en el momento de creación de la Intranet y que todos los trabajadores de la organización o empresa conozcan las directrices a seguir en el uso de los servicios ofrecidos por ella, en la forma de acceder y de suministrar información y la coordinación entre los distintos departamentos.

Las Intranets por lo tanto, pueden ayudar al intercambio de información de datos, ideas, entre trabajadores de una empresa de todos los niveles. Se trata de compartir información no de acapararla y adaptarla a las necesidades de los usuarios.

Una Intranet bien diseñada puede ahorrar tiempo y dinero, ya que reduce drásticamente los costes y el tiempo de los procesos de generación, duplicación y uso de los datos.